Cum să câştigi o oră în fiecare zi

Important nu e să faci totul bine, ci să faci bine lucrurile importante. Dar care sunt lucrurile cu adevărat importante pentru mine? Cum pot acorda acestor lucruri prioritatea cuvenită? Raspunzând acestor întrebări, Time Manager, sistemul pe care TMI l-a dezvoltat de peste 40 de ani, și-a dovedit eficacitatea pentru milioane de utilizatori. Dar, ca și la cura de slăbire, totul e să vrei suficient de mult.

 

 

1. Clarifică prioritățile

Este esențial ca, înainte de orice altceva, să știi precis care sunt lucrurile pentru care ești plătit și să te concentrezi, aproape exclusiv, pe acelea. Noi spunem că optimul pentru o persoană este un număr de 8 – 10 categorii de sarcini, în denumirea TMI Arii Cheie, care să reprezinte o structurare clară și corectă a ceea ce are de făcut fiecare. Obiectivul este să poți spune precis despre orice sarcină dacă este sau nu în responsabilitatea ta directă.

2. Elimină tot ce nu e important

Mulți au un to-do list, dar puțini au un not-to-do list: navigare pe internet la nesfârșit, discuții pe cât de interesante pe atât de neimportante cu colegii, e-mailuri nenecesare, pauze interminabile, ajutor de ultim moment pentru toți colegii care nu își respectă termenele și multe alte lucruri pe care știi tu că le faci și știi că nu ajută cu nimic la productivitatea ta.
Toate aceste lucruri îți iau nu din timpul pentru sarcinile obligatorii (de care tot nu scapi, chiar daca te bucuri pe moment că le-ai amânat) ci din timpul pe care l-ai petrece cu familia, prietenii sau cu vreun hobby.

3. Începe ziua cu o sarcina mare și importantă

Cei mai mulți încep ziua cu o cafea, cu niște e-mailuri, cu o discuție cu colegii, cu un ziar sau cu alte lucruri mărunte. Motivul invocat deseori este “încălzirea” de dimineață. De fapt este “risipa” de dimineață, când cei mai mulți dintre noi avem o măsură mare de energie. Micul paradox este că dacă demarăm cu o sarcină importantă și îi alocăm, de exemplu, 30 de minute pline, avem apoi și mai multă energie.

4. Concentreaza-te

Alocă-ți în timpul unei zile cel puțin o sesiune de 40 de minute în care să te concetrezi, să lucrezi la ceva important și să fii cât mai puțin întrerupt. Chiar dacă te închizi în birou, închizi Outlook-ul, închizi mobilul și scoți din priză telefonul fix, să știi că firma nu dă faliment. Tu în schimb poți ieși de acolo cu o grămadă de sarcini rezolvate. Dupa aceea îți poți permite o pauză în care să-ți deranjezi colegii cu ultimele tale glume.

5. Pastrează biroul curat

Vei găsi mai repede ceea ce cauți și îți va fi mai ușor să lucrezi într-un cadru aerisit. Investește câteva minute la sfârșitul fiecărei zile pentru a goli inbox-ul de mesaje, pentru a aranja toate hârtiile la locul lor (“locul lor” nu înseamnă câțiva cm mai în dreapta, paralel cu marginea biroului. “Locul lor” înseamnă biblioraft, coleg sau coș de gunoi). Lasă totul ca și cum a doua zi ar veni să lucreze la biroul tău o persoană pe care o respecți și pentru care merită să arate totul excelent.

6. Participă și contribuie la ședințe eficace

Cele mai bune ședințe durează maxim 45 de minute. După acest timp nivelul de atenție la ședință scade vertiginos, chiar până la 0, în favoarea telefonului, sms-urilor, gândurilor care sunt deja la alte probleme sau pur și simplu a oboselii. Dacă ședința trebuie să dureze mai mult, recomandăm cu caldură o pauză de 10-15 minute.
Dacă sunt mai multe puncte, recomandarea TMI este ca subiectul cel mai important să fie primul. Ce vedem destul de des, din păcate, este că punctele mici, de “încălzire”, devin mari și ocupă aproape tot timpul iar cele importante sunt tratate superficial sau când nimeni nu mai are energie pentru ele.

 

Scris de Ciprian Teleman, Senior Consultant Qualians 

 

Cursul deschis Time Management se adreseaza oricui isi doreste sa valorifice din plin fiecare zi, sa-si delimiteze si sa urmareasca prioritatile si sa obtina rezultate foarte bune atat in viata profesionala cat si in plan personal. Consulta calendarul actualizat al cursurilor deschise si consulta brosura.